[프로세스 정리하기] 8주차 Day 2 — 승인은 관문이지 활동이 아니다

주차 주제: 갈림길과 관문 | 제조 사례: 승인 활동 열일곱 개

오늘의 목표: 승인을 활동으로 만들 때와 관문으로 둘 때를 가른다.

소요 시간: 30분

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1. 한 문장으로

승인이 판단이면 활동이고
통과 여부면 관문이다.                       ★

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2. 흔한 실수

어느 업체의 활동 목록

  구매요청 작성
  팀장 승인
  구매팀 검토
  부서장 승인
  발주
  발주 승인
  ...

활동 62개 중 17개가 「승인」이었습니다.      ★

문제

  · 화면 17개가 전부 "승인/반려" 버튼 두 개뿐
  · 승인자가 보는 정보가 앞 화면과 똑같음   ★
  · 승인 활동의 리드타임 = 순수 대기 시간

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3. 가르는 질문

"승인자가 새로 만들어 내는 값이 있습니까?"   ★

없다  →  관문입니다
       앞 활동에 "승인 필요" 조건을 붙입니다

있다  →  활동입니다
       예: 승인하면서 한도를 조정한다
           승인하면서 담당자를 지정한다          ★

6주차에서 배운 것과 같습니다 — OUTPUT 이 없으면 활동이 아닙니다.

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4. ★ 관문으로 두면 어떻게 되나

활동으로 둘 때

  [구매요청 작성] → [팀장 승인] → [구매팀 검토]
    화면 3개

관문으로 둘 때

  [구매요청 작성] ──승인 관문──→ [구매팀 검토]
    화면 2개                                    ★

  팀장은 목록에서 승인/반려만 누릅니다.
  화면을 열 필요가 없습니다.

차이

  · 팀장이 10건을 한 화면에서 처리합니다        ★
  · 승인 대기가 목록으로 보입니다
  · 반려하면 앞 활동으로 되돌아갑니다

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5. 관문의 세 요소

① 조건        언제 관문이 서나
              금액 >= 100만                     ★

② 승인자      누가 통과시키나
              역할로 적습니다 (사람 이름 X)

③ 반려 경로   반려하면 어디로
              대개 앞 활동으로                  ★

그리고 하나 더 — 선택

④ 자동 승인   조건에 맞으면 사람 없이 통과      ★
              금액 < 10만 → 자동

④가 무인화의 시작입니다. 관문을 없애는 게 아니라 자동으로 통과시키는 것입니다.

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6. 승인을 활동으로 둬야 하는 경우

① 승인자가 값을 정한다

  "승인하면서 납기를 확정한다"
  "승인하면서 예산 코드를 지정한다"             ★
  → OUTPUT 이 있으니 활동입니다

② 승인 자체를 세고 재야 한다

  "임원 승인 건수" · "승인 평균 소요"
  를 독립 지표로 관리해야 하면 활동으로.        ★

③ 승인에 별도 근거를 남긴다

  "승인 사유" · "특별 승인 번호"
  → OUTPUT 입니다

셋 다 아니면 관문입니다.

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7. 제조 현장의 실제

17개 승인 활동을 정리한 결과

  관문으로 바꾼 것    13개                      ★
  활동으로 남긴 것     4개

남긴 4개의 이유

  · 여신 승인      한도를 조정한다 (OUTPUT)
  · 특채 승인      사유를 남긴다 (OUTPUT)      ★
  · 설계 변경 승인  변경 범위를 지정한다
  · 단가 승인      승인 단가를 적는다

바뀐 뒤

  화면 62개 → 49개
  팀장 하루 승인 시간  47분 → 12분             ★
  (목록에서 한 번에 처리하니까)

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8. 관문이 두 개 겹칠 때

"팀장도 승인하고 부서장도 승인한다"

  → 관문 두 개를 순서대로 겁니다            ★

  [작성] ─팀장관문→ ─부서장관문→ [구매팀 검토]

그런데 대개는 조건으로 하나면 됩니다

  금액 < 100만    → 팀장만
  금액 >= 100만   → 팀장 + 부서장               ★

"항상 둘 다" 인 경우

  정말 필요한지 물어보세요.
  팀장이 반려한 적이 최근 1년에 몇 번입니까?
  0번이면 그 관문은 형식입니다.             ★

형식적 관문은 지연만 만듭니다. 없애거나 자동 통과로 바꾸세요.

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9. 오늘 해 볼 것 (15분)

활동 목록에서 「승인」 계열을 전부 찾으세요.

  활동명          OUTPUT 이 있나   판정
  ─────────────────────────────────────
  ____________   예 / 아니오      활동 / 관문   ★
  ____________   예 / 아니오      활동 / 관문
  ____________   예 / 아니오      활동 / 관문

관문으로 판정된 것마다

  조건       ____________
  승인자     ____________ (역할로)
  반려 경로   ____________
  자동 통과   ____________ (조건, 없으면 공란)   ★

그리고 물어보세요

  □ 최근 1년에 반려된 적이 있나                 ★
     없으면 형식적 관문입니다.

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10. 내일 할 것

관문을 손으로 건너뛸 수 있으면 관문이 아니다.

가장 조용하고 가장 위험한 구멍을 다룹니다 — 화면이 단추를 안 낼 뿐, 막는 것은 아무것도 없는 상태.

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이 글은 프로세스 정리하기 과정의 8주차 2일차입니다. 과정 전체 보기

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