[프로세스 정리하기] 2주차 Day 1 — 왜 계층이 먼저인가

주차 주제: 계층 — 회사를 몇 단으로 자를 것인가 | 제조 사례: 지도 없이 그린 프로세스 200개

오늘의 목표: 업무를 적기 전에 자르는 일이 먼저인 이유를 알고, 안 자르면 무엇이 무너지는지 본다.

소요 시간: 25분

1. 한 문장으로

업무를 적기 전에 어느 크기로 적을지부터 정한다.
안 정하면 크기가 제각각이 되고,
크기가 제각각이면 셀 수가 없다.                  ★

2. 안 자르고 시작하면 무슨 일이 생기나

어느 회사의 프로세스 목록 (실제)

  수주 접수
  견적 검토
  고객 신용 확인
  ERP 에 수주 입력                               ★
  생산 계획 수립
  자재 소요 산출
  발주서 출력                                    ★
  입고 검사
  품질 관리
  공장 운영                                      ★
무엇이 이상한가

  "ERP 에 수주 입력"     ← 클릭 세 번짜리
  "발주서 출력"          ← 버튼 하나
  "품질 관리"            ← 부서 하나
  "공장 운영"            ← 회사 절반                ★

  같은 목록에 있으면 안 되는 것들입니다.

3. 크기가 섞이면 무엇을 못 하나

① 셀 수 없다

  "이번 달 몇 건 처리했나?"

  발주서 출력   1,200건
  공장 운영     1건?                              ★

  더할 수 없는 숫자들입니다.
② 비교할 수 없다

  "어디가 제일 오래 걸리나?"

  수주 입력    3분
  공장 운영    365일

  비교가 무의미합니다.
③ 담당을 정할 수 없다

  "품질 관리" 의 담당자는 품질팀장입니다.
  "발주서 출력" 의 담당자도 팀장입니까?           ★

4. ★ 계층이 하는 일

계층은 같은 층에 있는 것끼리 크기가 비슷하게 만듭니다.

  L0  회사
  L1    영역        (제조 / 영업 / 구매 …)
  L2      그룹      (수주관리 / 생산관리 …)
  L3        업무 단위 (수입검사 / 구매요청 …)      ★
  L4          활동   (검사 / 판정 / 통보)
그러면

  L3 끼리는 셀 수 있습니다      "수입검사 이번 달 340건"
  L3 끼리는 비교할 수 있습니다   "수입검사 2일, 출하검사 0.5일"
  L3 마다 주인이 있습니다        "수입검사는 QC 파트장"

5. 왜 하필 다섯 단인가

셋이면            부족합니다
  회사 - 부서 - 일
  "일" 안에 클릭 세 번짜리와 한 달짜리가 섞입니다

일곱이면          너무 깊습니다
  어느 층에 넣을지 매번 다투게 됩니다             ★

다섯이면          대부분의 제조기업에 맞습니다
  APQC 를 비롯한 표준들이 대개 4~5단입니다

다섯이 진리라서가 아니라, 다섯에서 다툼이 가장 적기 때문입니다.

6. 가장 중요한 층은 L3 이다

L3 = 업무 단위

  · 세는 단위입니다        "몇 건"
  · 재는 단위입니다        "며칠 걸리나"
  · 주인이 있는 단위입니다  "누구 책임인가"
  · 데이터를 소유합니다     "이 데이터는 누구 것인가"  ★
나머지 층은 L3 을 찾기 위한 비계입니다.

  L0~L2 는 묶는 데만 씁니다
  L4 는 L3 안을 쪼갠 것입니다

  L3 을 잘못 잡으면 나머지가 다 틀어집니다.       ★

4주차 전체를 L3 찾기에 씁니다. 그만큼 중요합니다.

7. 제조 현장의 실제

어느 부품사가 처음 그린 것

  프로세스 217개
  (엑셀 한 장에 다 적혀 있었습니다)
계층으로 정리한 뒤

  L1  영역        5개
  L2  그룹       18개
  L3  업무 단위  61개                             ★
  L4  활동      약 300개

  217개 중
    · 89개는 L4 였습니다 (활동)
    · 62개는 중복이었습니다                       ★
    · 41개는 L2 였습니다 (그룹)
    · 25개만 L3 이었습니다
62개가 중복이었다는 것이 핵심입니다.

크기가 섞여 있으면 같은 것을 두 번 적어도 모릅니다.  ★

8. 계층은 조직도가 아니다

흔한 실수

  L1 = 본부
  L2 = 팀
  L3 = 파트

  조직도를 그대로 옮기는 것입니다.
왜 안 되나

  · 조직은 바뀝니다. 업무는 그대로인데요.        ★
  · 한 업무를 두 부서가 나눠 합니다.
  · 부서 없는 업무가 있습니다 (전사 공통)

  조직이 바뀔 때마다 프로세스를 다시 그려야 합니다.

계층은 「누가 하나」가 아니라 「무엇을 하나」로 자릅니다. 담당은 계층에 붙이는 값이지, 계층 자체가 아닙니다.

9. 오늘 해 볼 것 (10분)

1주차에 적은 업무 5~8개를 꺼내
각각 몇 층짜리인지 짐작해 보세요.

  수주 접수        L__
  생산 계획        L__
  발주             L__
  품질 관리        L__
정답은 아직 없습니다.
크기가 제각각이라는 것만 느끼면 됩니다.     ★

내일 다섯 층이 각각 무엇인지 정확히 봅니다.

10. 내일 할 것

L0 부터 L4 까지 각 층이 정확히 무엇을 담는지 봅니다.

그리고 층마다 「이것이 이 층에 맞는가」를 가리는 질문 하나씩을 익힙니다.

이 글은 프로세스 정리하기 과정의 2주차 1일차입니다. 과정 전체 보기

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