[프로세스 정리하기] 1주차 Day 4 — 그림이 아니라 정의여야 하는 이유

9월 12, 2026

주차 주제: 왜 프로세스 문서는 서랍에서 죽는가 | 제조 사례: 같은 업무, 두 가지 적는 법
오늘의 목표: 「그림」과 「정의」의 차이가 예쁨이 아니라 빠진 항목에 있다는 것을 안다.
소요 시간: 30분

1. 한 문장으로

그림은 순서를 말한다.
정의는 순서에 더해 무엇을 읽고 쓰는지를 말한다.  ★

2. 같은 업무를 두 가지로 적어 본다

① 그림으로

  ┌──────┐   ┌──────┐   ┌──────┐   ┌──────┐
  │ 입고 │ → │ 검사 │ → │ 판정 │ → │ 확정 │
  └──────┘   └──────┘   └──────┘   └──────┘

읽으면 이해가 됩니다. 그런데 이걸로 시스템을 만들 수는 없습니다.

그림이 답하지 못하는 것

  검사할 때 무엇을 봅니까?
  판정 결과는 어디에 적힙니까?
  누가 할 수 있습니까?
  판정이 「불합격」이면 어디로 갑니까?
  검사자가 입고 수량을 고칠 수 있습니까?         ★

3. ② 정의로

활동: 수입검사
  누가        QC_INSPECTOR
  다루는 것   수입검사 기록 (검사 1건 = 행 1개)

  읽는 것     품목코드      (앞 활동이 채움, 못 고침)
             입고수량      (앞 활동이 채움, 못 고침)
             검사기준      (기준정보에서 옴)

  쓰는 것     검사일시
             측정값
             판정          합격 / 불합격 / 재검
             비고

  끝나는 방법  합격  → 입고확정으로
             불합격 → 반품처리로
             재검  → 자기 자신으로                ★

길어 보이지만, 이것으로는 화면을 만들 수 있습니다.

4. ★ 차이는 예쁨이 아니라 항목이다

그림에 없는 것          정의에 있는 것
──────────────────────────────────────────────
                       누가 할 수 있나
                       무엇을 읽나
                       무엇을 쓰나
                       읽기만 하는 것은 무엇인가   ★
                       결과가 몇 가지인가
                       각 결과가 어디로 가나

이 여섯 가지가 정확히 시스템을 만드는 데 필요한 것입니다.

그림에 이것이 없어서 시스템이 안 나오는 것이지
그림이 대충 그려져서가 아닙니다.                 ★

5. 「읽기만 한다」가 왜 중요한가

검사 활동이 입고수량을 고칠 수 있게 두면

  검사자가 수량을 잘못 봤다고 고칩니다
  → 구매팀이 발주한 수량과 안 맞습니다
  → 재고가 틀립니다
  → 누가 고쳤는지 아무도 모릅니다                ★

읽기만 한다고 적어 두면

  화면에 회색으로 나옵니다
  고칠 수 없습니다
  고쳐야 한다면 → 입고 정정이라는 다른 활동이 필요합니다
  그 활동은 그 권한을 가진 사람만 합니다          ★

「읽는 것」과 「쓰는 것」을 나누는 한 줄이 권한 설계 전체를 결정합니다.

6. 정의는 그림보다 짧을 수도 있다

흔한 오해: "정의는 더 자세히 써야 하니 더 길겠네요"

실제로는

  180페이지 문서       설명문·배경·주의사항·예외처리 서술
                      → 대부분 사람을 설득하는 글

  정의                 활동 12개 × 항목 6가지
                      → 표로 두 장                ★

설명이 필요 없어지기 때문입니다. 「검사자만 판정을 쓸 수 있다」를 세 문단으로 설명할 필요가 없습니다. 그렇게 정의하면 다른 사람에게는 그 칸이 아예 안 나옵니다.

7. 그림을 버리라는 말이 아니다

그림이 하는 일

  ✓ 사람에게 전체를 한눈에 보여준다
  ✓ 논의할 때 같은 것을 가리키게 한다
  ✓ 임원 보고에 쓸 수 있다

  ✗ 시스템을 만들지 못한다                       ★

정의가 하는 일

  ✓ 시스템을 만든다
  ✓ 어긋날 수 없다
  ✗ 한눈에 안 들어온다

둘 다 필요합니다. 다만 순서가 있습니다.

그림 → 정의    (좋음)  그림으로 합의하고 정의로 옮긴다
정의 → 그림    (좋음)  정의에서 그림을 자동으로 그린다  ★
그림만         (죽음)  1주차 내내 본 것

세 번째가 위험한 이유는, 그림만 있으면 고쳐도 아무 일이 안 일어나기 때문입니다.

8. 정의에서 그림이 나오면 어긋날 수 없다

그림과 정의를 따로 관리하면

  정의를 고쳤는데 그림은 옛것
  → 회의에서 옛 그림을 보고 논의
  → 잘못된 결정                                  ★

정의에서 그림을 그리면

  정의를 고치면 그림이 따라 바뀝니다
  둘이 어긋날 자리가 없습니다

  이것이 "한 곳에만 적는다" 의 뜻입니다          ★

9. 제조 현장의 실제 비교

어느 업체의 「구매요청 승인」

  그림
    요청 → 팀장승인 → 구매팀 → 발주

  정의로 옮기다가 발견한 것
    · 팀장승인 기준이 금액에 따라 다르다
      (100만 원 미만은 팀장, 이상은 임원)
      → 그림에는 그 갈림길이 없었다               ★
    · 구매팀이 반려할 수 있다
      → 그림에는 뒤로 가는 화살표가 없었다
    · 긴급 발주는 승인 없이 먼저 나간다
      → 그림에 아예 없던 경로                     ★

그림이 틀렸던 게 아닙니다.
물어보지 않았을 뿐입니다.

정의로 옮기려면 반드시 물어야 하고,
물으면 나옵니다.                                 ★

정의로 옮기는 작업 자체가 진단입니다.

10. 오늘 해 볼 것 (15분)

어제 고른 업무 하나를 정의의 여섯 항목으로 적어 보세요.

  누가          ____________
  다루는 것     ____________
  읽는 것       ____________
  쓰는 것       ____________
  결과          ____________
  각 결과의 다음 ____________

막히는 칸이 반드시 나옵니다.

막힌 칸이 지금 정해지지 않은 것입니다.      ★
그것을 찾는 게 오늘의 목적입니다.
채우는 건 6주차에 제대로 합니다.

11. 내일 할 것

이번 주를 정리합니다.

우리 회사 프로세스 문서의 사망 진단서를 씁니다 — 죽었는지, 죽어 가는지, 살아 있는지. 그리고 왜인지.

이 글은 프로세스 정리하기 과정의 1주차 4일차입니다. 과정 전체 보기

진도와 검색이 되는 판: AXPulse 기술따라가기

이 블로그 검색

제조업 AX 인사이트