[프로세스 정리하기] 1주차 Day 1 — 서랍 속 프로세스 문서의 부검
주차 주제: 왜 프로세스 문서는 서랍에서 죽는가 | 제조 사례: 3천만 원짜리 To-Be 문서
오늘의 목표: 프로세스 문서가 실패하는 자리가 「내용」이 아니라 「형태」라는 것을 안다.
소요 시간: 25분
1. 한 문장으로
프로세스 문서는 틀려서 죽지 않는다.
고쳐도 아무 일도 안 일어나서 죽는다. ★2. 죽은 문서는 어떻게 생겼나
겉모습
두껍다 180페이지
예쁘다 BPMN 표기법을 지켰다
비쌌다 컨설팅 3천만 원
승인됐다 임원 보고 완료
정확하다 현장 인터뷰 12회
As-Is 와 To-Be 가 다 있다
그런데 아무도 안 본다 ★부족한 것이 하나도 없습니다. 그래서 왜 실패했는지 물으면 엉뚱한 답이 나옵니다.
3. 흔한 오진
"현장이 안 따라와서"
→ 따라올 방법이 없었습니다.
문서를 따라 한다는 게 무슨 뜻입니까?
"내용이 현실과 달라서"
→ 인터뷰 12회 했습니다. 그때는 맞았습니다.
"교육이 부족해서"
→ 180페이지를 외우게 할 수는 없습니다.
"시스템이 없어서"
→ 그래서 문서를 먼저 만든 것 아니었습니까? ★전부 결과이지 원인이 아닙니다.
4. ★ 실제 원인
질문 하나로 드러납니다
"이 문서를 고치면 무슨 일이 일어납니까?"
✗ "다시 배포합니다"
→ 파일이 바뀝니다. 업무는 그대로입니다.
✗ "현장에 공지합니다"
→ 읽은 사람과 안 읽은 사람이 생깁니다.
✗ "차기 시스템 구축 때 반영합니다"
→ 2년 뒤입니다. 그때는 또 다릅니다.
✓ "내일 아침 그 활동을 여는 사람에게
바뀐 화면이 나옵니다"
→ 이것이 살아 있는 정의입니다 ★5. 문서와 정의의 차이
문서(document) 정의(definition)
──────────────────────────────────────────────
사람이 읽는 것 기계가 실행하는 것
읽고 따라 한다 따라 할 것이 없다
그대로 돌아간다 ★
고치면 → 파일이 바뀐다 고치면 → 업무가 바뀐다
어긋날 수 있다 어긋날 수 없다같은 내용이라도 둘은 완전히 다른 물건입니다.
문서는 업무 옆에 있고, 정의는 업무 안에 있습니다.
6. 왜 어긋남은 반드시 생기나
문서가 있는 회사의 시간표
1월 문서를 만든다 문서 = 현실
3월 현장이 방법을 하나 바꾼다 문서 ≠ 현실 ★
5월 담당자가 바뀐다 차이가 커진다
8월 새 제품이 들어온다 차이가 더 커진다
11월 "그 문서 지금도 맞아요?"
→ 아무도 확신하지 못한다
12월 아무도 안 본다왜 3월에 문서를 안 고쳤나
고칠 이유가 없었습니다.
안 고쳐도 업무는 돌아갑니다. ★
고쳐야 돌아가는 것만 고쳐집니다.이것이 핵심입니다. 문서를 고칠 동기는 성실함에서 나오지 않습니다. 구조에서 나옵니다.
7. 제조 현장의 실제 모습
어느 부품사의 「수입검사」 프로세스
문서에 적힌 것
① 입고 → ② 검사의뢰 → ③ 검사 → ④ 판정 → ⑤ 입고확정
실제로 일어나는 것
① 입고 → ③ 검사 → ⑤ 입고확정
↑
급하면 ② 를 건너뜁니다 ★
④ 는 검사자가 머릿속으로 합니다문서는 틀리지 않았습니다.
"원래는" 그렇게 하는 게 맞습니다.
그런데 원래대로 안 해도 아무 일이 없습니다.
그래서 안 합니다. ★8. 오늘의 결론
프로세스 문서가 죽는 두 단계
1단계 고쳐도 업무가 안 바뀐다
→ 아무도 안 고친다
2단계 안 고쳐서 현실과 어긋난다
→ 아무도 안 믿는다
→ 아무도 안 본다 ★1단계를 막으면 2단계는 오지 않습니다.
그리고 1단계를 막는 방법은 문서를 더 잘 쓰는 것이 아니라 문서를 정의로 바꾸는 것입니다.
9. 오늘 해 볼 것 (5분)
회사에 있는 프로세스 문서를 하나 찾으세요.
없으면 "우리는 어떻게 일하는지 적어 둔 것" 아무거나.
세 가지만 확인합니다.
① 마지막으로 고친 날이 언제인가
② 그 뒤로 업무 방식이 바뀐 적이 있는가
③ 그 문서를 고치면 무슨 일이 일어나는가③ 의 답이 "아무 일도 안 일어난다" 이면
그 문서는 이미 죽었거나, 곧 죽습니다.
부끄러운 일이 아닙니다.
거의 모든 회사가 여기 있습니다. ★10. 내일 할 것
「우리는 프로세스가 있습니다」라는 말이 실제로는 세 가지 다른 뜻으로 쓰입니다.
셋 중 어느 것인지에 따라 다음에 할 일이 완전히 달라집니다. 내일 그것을 가릅니다.
이 글은 프로세스 정리하기 과정의 1주차 1일차입니다. 과정 전체 보기
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